Les 10 éléments clés pour sécuriser la communication de vos collaborateurs sur le terrain.

Les 10 éléments clés pour sécuriser la communication de vos collaborateurs sur le terrain.

Ce n’est un secret pour personne : la révolution digitale est en marche ! Le travail collaboratif est aujourd’hui une nécessité mais comment s’y retrouver parmi tous les outils proposés ?

Les travailleurs sont de plus en plus mobiles, les documents sont dématérialisés, les délais à respecter sont de plus en plus court et les prises de décision de plus en plus rapide. Transmettre, partager et recevoir des informations en temps réel est aujourd’hui possible avec un outil de communication unifiée.

Mais attention à ne pas tomber dans le choix de la facilité avec les applications grand public gratuites, car les cybermenaces se multiplient de jour en jour. Ces outils de communication doivent être encadrés et sécurisés.

Voici les 10 critères à prendre en compte pour bien choisir son outil de communication unifiée.

1. Qu’est-ce qu’un outil de communication unifiée du personnel ?

Une plateforme centralisée de communication doit :

• être simple, intuitive, flexible
• rendre les opérations plus intelligentes, les communications plus fluides et sécurisées, en temps réel ou différées
• améliorer la satisfaction client et la productivité

En pratique, un outil de communication unifiée complet c’est :

• une fonction talkie-walkie pour passer des appels vers d’autres utilisateurs, par le biais de n’importe quel réseau de données
• une fonction remplaçant votre téléphone de bureau mobile (de type DECT)
• une fonction d’échange de messages texte sécurisés avec les autres utilisateurs de l’entreprise, par le réseau WiFi ou cellulaire
• une fonction d’échanges de données (liens internet, photos, vidéo, pdf …)
• une fonction de localisation des interlocuteurs
• des fonctionnalité d’administration et reporting

Rassemblant les technologies suivantes :

• VoIP
• PTT audio
• PTT alert
• Broadcast (vocal et texte)
• GPS
• chat
• messages préconfigurés
• radio bidirectionnelle
• MOTD (message du jour)
• cryptage
• portail de gestion

Disponible sur tout équipement informatique :

• terminal professionnel durci
• smartphone personnel
• PC fixe
• ordinateur portable
• tablette professionnelle ou grand public

2. Un pool d’appareils professionnels partagés

Il n’est pas rare qu’un salarié dispose de plusieurs équipements : téléphone DECT, Smartphone, PDA, lap top… Il est d’ailleurs estimé qu’en moyenne, chaque collaborateur a besoin de 5 terminaux au cours de sa journée. En magasin, où il y a beaucoup de passages, les vols sont réguliers car le personnel ne peut surveiller son matériel en permanence. Et ce n’est pas le seul inconvénient : utiliser 5 terminaux sous-entend 5 solutions de charge, donc 5 potentiels oublis de mise en charge et donc un risque fort de terminaux non opérationnels. De plus les terminaux grand public ne permettent pas d’interchanger les batteries en cas de « panne ».

La multiplication des appareils représente un coût d’achat, de maintenance supplémentaire et entraîne la perte de contrôle sur ces appareils. Comment y remédier ?

L’une des réponses possibles est d’investir dans un pool d’appareils professionnels multi-usages équipés d’une application de gestion de communications unifiées performante et sécurisée. Cette solution permet d’éviter les pertes et vols des appareils contenant des données sensibles. Ils restent en entreprise à la fin de la journée. Le lendemain, les collaborateurs se servent parmi les appareils disponibles et s’approprie l’appareil pour la journée grâce à une simple identification pour accéder à leur profil personnalisé.

3. Un outil adapté à chaque collaborateur

Un manager et un livreur peuvent avoir le même terminal et avoir des utilisations complètement différentes. Le manager privilégiera les appels en Push To Talk (PTT, fonctionnement similaire aux talkies-walkies) pour transmettre rapidement des directives tandis que les livreurs utiliseront l’appareil photos pour prouver la livraison ou les litiges sur les colis.

Un outil ayant de multiples fonctionnalités peu adaptées au métier de l’utilisateur est une source d’erreur de manipulation, de perte d’ergonomie et de complexité de prise en main.

Il existe aujourd’hui des services capables de hiérarchiser ces fonctionnalités, d’adapter l’ergonomie de l’application et le contrôle de son utilisation avec un gain de productivité irréfutable ! Un profil administrateur professionnel sophistiqué permet d’ajuster les capacités de gestion et de communication de chacun : module de communication Push-to-Talk, création et suppression de groupes, accès aux données, gestion des stocks, message du jour, bouton urgence. Des centaines de configurations sont possibles pour s’adapter à chaque profil : vendeur, chauffeur, préparateur de commande, manageur, assistant ...

4. Un appareil pour tous les types de communication

La multiplication des terminaux entraîne des ruptures de communication, des pertes de temps, des erreurs de manipulation et par conséquent l’insatisfaction des clients. Voici un exemple.

En moyenne, un client espère une réponse en 45 secondes. Dans un magasin, un vendeur est amené à prendre sur une ligne fixe un appel d’un consommateur lui demandant si tel article est disponible. Pour répondre à sa question le vendeur doit se saisir d’un autre terminal avec l’inventaire, les stocks… S’il n’a pas la réponse le vendeur va se saisir de son smartphone, son terminal mobile professionnel ou aller chercher physiquement un collègue. Le temps perdu à attendre la prise de contact réduit considérablement la productivité et la qualité du service rendu à la clientèle.

Disposer d’un seul appareil professionnel permettant d’accéder aux applications métier et de prendre les appels, évite les erreurs de manipulation et réduit les étapes nécessaires pour apporter une réponse et satisfaire le client.

5. Archives sécurisées des communications

Si la plupart des applications grand public permettent la transmission de messages instantanés, ils ne proposent pas le stockage sûr des données partagées. Or les archives, pour une entreprise, sont des documents clés.

Il est donc fortement conseillé, pour une entreprise, d’utiliser une plateforme de communication professionnelle afin que toute conversation textuelle puisse être poursuivie en différé en cas d’indisponibilité. Les destinataires peuvent relire le texte à tout moment.

6. Protéger les données

Les cyberattaques sont le fléau de la digitalisation et pour une entreprise les conséquences sont nombreuses et catastrophiques : espionnage industriel, projets et innovations non protégés dévoilés au public, perte de confiance, image, pertes financières, infraction aux règles de protection RGPD ...

Elles sont également extrêmement fréquentes, comme vous pouvez le constater dans la slide ci-dessous, issue du webinar TIMCOD dédié à WorkForce Connect.

Les applications de communication grand public ne sont pas adaptées au monde professionnel en raison du peu de sécurité qu’elles procurent.

Afin de garantir un niveau de sécurité fiable, il est nécessaire de privilégier le chiffrage de bout en bout des données, que ce soit au niveau de leur communication mais aussi de leur stockage. Seules les applications professionnelles sont en mesure de proposer ce niveau de service.

La plupart des métiers à forte mobilité s’exercent dans des endroits peu réceptifs des ondes comme les entrepôts, les usines, les centres commerciaux… Puisque le réseau cellulaire s’y trouve réduit, sans Wi-Fi l’émission d’appel vocal ou la réception de tout type d’appel est compromise.

Les ruptures des flux de communication peuvent perdurer si les bornes Wi-Fi ne sont pas adaptées à l’environnement de l’entreprise.

Il est indispensable de se doter d’une infrastructure Wi-Fi professionnelle adaptée aux contraintes de l’environnement et de l’activité avec un audit de l’infrastructure en place par un expert.

TIMCOD peut vous aider à qualifier votre infrastructure et à réaliser les adaptations au besoin

8. Un service de localisation

Selon une étude Zebra de 2019, 40 % des responsables d'entrepôts fondent leurs plans de croissance sur des objectifs de livraison plus rapide aux consommateurs. Un chauffeur peut être confronté à des pannes, accidents, changements d’itinéraire, … La réactivité face à ces événements dépend de l’échange d’informations sur sa position et de l’urgence

Avec une solution digitale de communication adéquate, il doit être possible de prioriser les commandes, optimiser les chargements, informer des urgences et des colis endommagés le plus rapidement possible mais également transmettre les changements d’itinéraires aux livreurs en temps réel. Cela nécessite une communication multicanale infaillible.

9. Un cloud européen

Le stockage des données d’une entreprise peut vite devenir un casse-tête. En réalité, c’est relativement simple : la sécurité des données dépend du cloud sur lequel celles-ci sont stockées.

Disposer de son propre hébergement ou avoir une application professionnelle qui propose un cloud européen est plus respectueux des données des entreprises car il est dans l’obligation de répondre aux normes RGPD.

10. Economies

La concentration des investissements informatiques sur un seul terminal réduit considérablement le coût total de possession. La maintenance informatique est plus simple, moins coûteuse et on évite de cumuler les abonnements et contrats.

L’effort d’investissement sera rapidement récompensé avec un ROI après seulement un an, comme vous pouvez le constater dans la slide ci-dessous, issue du webinar TIMCOD dédié à WorkForce Connect.

L'un des outils leaders sur ce marché est Workforce Connect de Zebra.

Workforce Connect : un outil de communication unifiée du personnel complet

Workforce Connect apporte aux appareils mobiles les capacités de communication vocale, de talkie-walkie et de messagerie par autocommutateur nécessaires à vos collaborateurs pour accéder aux applications, aux communications et collaborer efficacement à partir d’un seul appareil. Simplifiez la vie des utilisateurs, ceux-ci cherchent un appareil simple à utiliser. Les coûts liés à la mobilité sont réduits, le nombre d’appareils à acquérir et administrer étant réduit. De plus, la possibilité d’intégrer des flux de travail distincts, voix et données, réduit le nombre d’étapes nécessaires à l’exécution d’une tâche, vous atteignez ainsi l’excellence opérationnelle.